人的大脑临时存储就像是电脑的内存,因人而异容量有所不同,但总是有限的,而且断电之后就会丢失——大部分人没有过目不忘的本事,没有温故的话,一个星期就会忘记。那么平日积累的文献资料,时间一长,很容易忘记内容,即便是有保存文档,也很容易忘记存放在哪里,即便记得存放在哪里,要寻找出来也是一件非常麻烦的事情——如果记住文件名或文件名的关键词——使用电脑资源管理器的搜索功能还是非常有效的。这样做的前提是,资料不能随便放置,最好是统一放在一个硬盘分区中的一个文件夹里。


   大文件夹中的文件是否应该分类为小文件夹,能分清楚的话,当然是有效的,但是如果分类不清的话,反而增加了查找的麻烦。最近看见有人将所有的文章通过统一重命名放在一个文件夹里,文献命名顺序一般是“作者+时间+文件标题+期刊缩写”。最重要的是作者和时间两项,同一作者的文章和发表日期排序后一目了然,特别是知名作者。这样做的不好首先是很麻烦——当然,比起找不着文献时的折腾应该算是“磨刀不误砍柴功”。其次,这样做没有按照主题分类,有些作者的文章涉及很多研究领域甚至是跨学科研究,很难归类研究主题,而且日久天长,这个文件夹下面的东西太多,寻找也很费劲。所以,把国内外研究知名学者、牛人大家的文章按照第一作者建立文件夹,可能会更方便。


   单纯按照主题来分类也有一些缺点,但是同样也很遇到文章多而乱的困难,且现在很多属于跨学科的文献较难区分。所以有人提出按照期刊分类了,因为每个学科需要看的重要期刊也就那么几种,其他期刊就完全可以放在other里面了。


   借助于文献管理软件,是目前时髦的做法,特别是在如医学、生物学等需要跟踪查阅大量前沿文献的学科。最有名的是国外的Endnote和国内的Noteexpress,网络上随便搜索能找到很好的免费或试用的版本,但是需要一段时间的摸索才能熟练使用,一般人对陌生电脑软件会有排斥心理,需要一定的耐心才能坚持并学会使用。有软件帮助,效率自然是最高的。最重要的是,在线数据库之间可以对接转化,如在Endnote和NoteExpress中就可以实现文献检索功能。


   如果研究方向非常明确,按主题分类是最有效率的文献管理方法,软件管理重要功能就是分类——可以有不同类型的排序分类和检索功能。用好Word和Excel也能实现文献收集工作,目的就是一个:需要的时候能找到需要的资料。具体做法,每个人都有自己的一套——够用就好——先前没有电脑的时候,用几千几万张分类读书笔记卡片也同样磨练出无数大学问家。电脑信息时代,已经很少有人使用纸笔记录文献资料,但很多人所习惯依赖的电脑管理方法,却没有能达到做读书卡片的效果。有时候,不与人交流,还津津自喜,以为自己的方法是最好的,尚不知道还可能有更好、更高效的方法。


   王洪才老师在博客上说,“学问的本质是方法”,至少在文献管理上,这句话是对的。